En bref. Les deux suites couvrent les mêmes besoins : messagerie, bureautique, stockage, visioconférence et administration. Le choix se joue sur trois critères concrets — la compatibilité avec vos fichiers bureautiques existants, vos logiciels métier, et la manière dont vos équipes travaillent réellement.
Comparer les fonctionnalités ligne à ligne ne mène nulle part : les écarts se sont resserrés. La bonne question n’est pas « laquelle est la meilleure ? » mais « laquelle demande le moins de changements à mon organisation ? ».
Les trois critères qui décident
- Le parc documentaire existant. Une entreprise dont l’activité repose sur des classeurs de calcul complexes, des modèles de documents avec macros ou des publipostages élaborés aura des difficultés à les reproduire à l’identique dans une suite en ligne. À l’inverse, une entreprise dont les documents sont simples et collaboratifs y gagne.
- Les logiciels métier. Beaucoup d’applications comptables, de gestion ou sectorielles s’intègrent nativement avec l’un des deux écosystèmes — export, publipostage, signature, connecteur. Ce point tranche souvent la question à lui seul.
- Les usages réels. Une équipe qui coédite en permanence n’a pas les mêmes attentes qu’une équipe où chacun produit ses documents séparément.
Comparaison par domaine
| Domaine | Ce qui distingue | À vérifier chez vous |
|---|---|---|
| Bureautique | Applications installées et complètes d’un côté, applications web collaboratives de l’autre | Complexité de vos classeurs et modèles |
| Messagerie | Fonctionnalités très proches, ergonomies différentes | Habitudes des utilisateurs, règles existantes |
| Stockage | Synchronisation locale et espaces d’équipe des deux côtés | Volume, arborescence actuelle, partages externes |
| Visioconférence | Intégrée dans les deux, différences de salles et de matériel | Équipements de salle déjà installés |
| Administration | Consoles complètes, granularité différente des droits | Compétence disponible en interne ou chez le prestataire |
| Sécurité | Second facteur, conditions d’accès, protection contre la perte de données selon les formules | Niveau inclus dans la formule envisagée |
Le vrai coût
Le prix par utilisateur affiché ne représente qu’une partie du coût total. Quatre postes s’y ajoutent :
- La migration : reprise des e-mails, des fichiers, des contacts et des calendriers, avec un accompagnement des utilisateurs.
- La formation, à ne pas sous-estimer si l’ergonomie change.
- Les options nécessaires : sauvegarde tierce, archivage, sécurité avancée, souvent absentes des formules d’entrée.
- L’administration courante : gestion des comptes, des droits et des incidents.
Un point mérite d’être souligné : ni l’une ni l’autre suite ne remplace une sauvegarde. La corbeille et l’historique de versions ne protègent ni d’une suppression massive découverte tardivement, ni d’un chiffrement par rançongiciel. Une sauvegarde tierce reste nécessaire — voir nos articles sur les sauvegardes automatisées et leurs tests et sur la sauvegarde immuable.
La migration, étape par étape
- Inventaire : comptes, alias, boîtes partagées, listes de diffusion, volumes de données, partages externes actifs.
- Préparation du domaine : vérification, enregistrements de messagerie — voir notre article sur SPF, DKIM et DMARC.
- Pilote sur un petit groupe représentatif, incluant un utilisateur métier exigeant.
- Migration des données, en général par vagues, avec une période de double flux.
- Bascule des enregistrements de messagerie, à un moment de faible activité.
- Accompagnement pendant les deux premières semaines, où se concentrent les demandes.
Les points de vigilance
- Les partages externes existants : ils se cassent souvent lors d’une migration de stockage, et personne ne s’en aperçoit avant qu’un client ne le signale.
- Les boîtes fonctionnelles — contact, comptabilité, recrutement — dont la gestion des accès doit être repensée.
- Les intégrations métier, à tester avant la bascule et non après.
- La réversibilité : vérifier comment récupérer l’intégralité des données si l’on change d’avis dans trois ans.
- La localisation des données et les clauses de sous-traitance, au titre de la protection des données — voir nos obligations informatiques du RGPD.
Faut-il mélanger les deux ?
C’est techniquement possible mais rarement souhaitable : deux annuaires, deux consoles, deux politiques de sécurité et des utilisateurs qui ne savent plus où chercher un fichier. Les configurations mixtes se justifient dans deux cas seulement : une transition temporaire, ou une entité juridiquement distincte avec ses propres contraintes. Le sujet du stockage est traité plus largement dans notre article NAS ou cloud.
Des repères sur la sécurisation des services en ligne sont publiés par l’ANSSI.
Questions fréquentes
Peut-on garder ses adresses e-mail actuelles ?
Oui, dans les deux cas : c’est le domaine qui est raccordé au service, les adresses restent identiques. Seul l’hébergement de la messagerie change.
Les fichiers bureautiques existants restent-ils utilisables ?
Les formats courants s’ouvrent des deux côtés. Les difficultés portent sur les fonctions avancées : macros, mises en forme conditionnelles complexes, modèles très structurés. Un test sur vos fichiers réels est indispensable.
Faut-il une formule par utilisateur pour tout le monde ?
Non. Les utilisateurs occasionnels — atelier, terrain — peuvent relever d’une formule allégée, ce qui réduit sensiblement le coût total.
Combien de temps dure une migration ?
De quelques jours pour une dizaine d’utilisateurs à plusieurs semaines dès que les volumes de fichiers et les intégrations métier deviennent significatifs.
Conclusion
Le choix entre les deux suites se tranche en testant vos propres fichiers et vos propres intégrations métier, pas en comparant des tableaux de fonctionnalités. Et quelle que soit la suite retenue, prévoyez une sauvegarde externe : c’est le seul point sur lequel aucune des deux ne vous couvre.
